Общество

 Время – это самый ценный и невосполнимый ресурс для жизни человека. В мире есть много ресурсов, но есть один единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения. Перед временем все равны: дети и взрослые, специалисты и руководители, люди разных профессий. У всех всего 24 часа в сутки. Разница заключается только в том, как это время используется нами.
В современном мире все актуальным становится вопрос управления временем, так называемым «Тайм-менеджмент». Это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, затраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и производительность.
Давайте поговорим об этом.
«Тайм-менеджмент» в буквальном переводе с английского означает «управление временем». Но управлять временем нельзя, так как это независимая от человека категория, его нельзя остановить или заставить двигаться в нужном направлении. Человек может только рационально и продуктивно использовать время. Под продуктивностью подразумевается не процесс, а результат, и основной секрет личной эффективности заключается в правильном планировании и распределении времени. Поэтому наиболее точным определением тайм-менеджмента, отражающим все его стороны, является эффективное планирование времени для достижения поставленных целей, грамотное распределение временных ресурсов, расстановка приоритетов в решении задач и контроль выполнения запланированного.

Правила тайм-менеджмента
Существует три основных правила тайм-менеджмента, это постановка цели, приоритизация, планирование.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями. Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:
– Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
– Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
– Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
– Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

Приоритизация - инструмент, который позволяет отсортировать разнообразный набор задач в порядке важности. Не существует единственно правильного способа расстановки приоритетов: каждая ситуация требует своего подхода. Например, в одном случае логичнее начинать работу с самой срочной задачи, в другом — с самой важной, а в третьем — с самой приятной.

Для тех, кто готов улучшать свою продуктивность с помощью эффективного использования своего времени рекомендую следующие книги по тайм-менеджменту:
– «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
– «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
Д. Аллен
– «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
– «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
– «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
– «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
– «Жесткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль».
Д. Кеннеди
– «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
– «К черту все! Берись и делай». Р. Брэнсон

Чаще всего в тайм-менеджменте используются следующие критерии приоритетности:

Важность. В тайм-менеджменте важными обычно считаются те цели и задачи, которые помогают человеку менять свою жизнь в нужном направлении. Важная цель — это цель, которая соответствует главным ценностям человека. Если цель не соответствует ценностям, ее достижение не принесет человеку удовлетворения. Она, конечно же, изменит его жизнь, но изменит совсем не так, как ему хотелось бы.Срочность. Срочность задачи определяется крайним сроком ее выполнения (дедлайном). Невыполнение задачи к этому сроку приведет к неприятностям, упущенной выгоде или к тому, что задача потеряет актуальность. Критерий срочности может применяться ко всем текущим делам. Особенно он полезен тогда, когда мы активно взаимодействуем с окружающим миром или другими людьми: с клиентами, коллегами, чиновниками и т. д.Затраты — это количество времени, сил, денег и других ресурсов, необходимых для выполнения задачи или достижения цели. При прочих равных приоритетным будет считаться тот вариант, где эти затраты окажутся самыми низкими.Ожидаемые результаты. Критерий показывает, насколько выгодным будет выполнение той или иной задачи.Экологичность — это соответствие цели или задачи нашим ценностям, моральным принципам или характеру. Если цель не экологична, ее достижение может негативно отразиться на нашем внутреннем состоянии. Этот критерий может применяться и для расстановки приоритетов в жизни, и для определения главных целей. Тут все просто: чем экологичнее наш выбор, тем лучше мы себя чувствуем и тем больше мы своей жизнью удовлетворены.

Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

Составление плана тайм-менеджмента.Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.Этап выявления необходимых ресурсов. Определяем и учитываем имеющиеся наши средства и возможности.Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.Этап фиксации результатов планирования в виде схемы, бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.
До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Эффективные инструменты управления временем
Существует большое количество техник тайм-менеджмента. Приведу пример нескольких, на мой взгляд, наиболее эффективных инструментов, которые могут быть использованы как универсальные средства улучшения эффективности управление временем:

«Правило 1 3 5». Ваше время в течение дня ограничено, и правило 1 3 5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.«Метод 90/30». Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.«Матрица Эйзенхауэра». Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.«Бифштекс из слона». Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела «слона», порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.«Анализ ABC». Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности: А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%. В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%. С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.«Съедайте лягушку на завтрак». Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.Метод Парето. Представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.Техника помидора. Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.Техника «Хронометраж» позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться. Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на социальные сети и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь и сделаете выводы.Техника «Канбан». Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс. Вы берёте доску для стикеров и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

Понятно, что далеко не всем людям одинаково идут на пользу существующие методы тайм-менеджмента. В то время, как одни успешно пользуются ежедневниками и другими многочисленными инструментами управления своей личной эффективностью, другие уже и перестали помышлять о том, чтобы найти, куда же задевался ежедневник. Поэтому стоит испробовать разные варианты техник. Наблюдайте за собой, использование одной техники может принести большие результаты, а другие и вовсю не подойдут вам.
Помимо владения базой знаний о тайм-менеджменте, на мой взгляд, нужно также знать о существующих «законах» рабочего времени, которые делают работу малопроизводительной:
- каждая новая задача появляется раньше, чем решена предыдущая;
- реальная ситуация будет отличаться от планируемой;
- распространенный вывод при завершении работы: надо было планировать иначе;
- рабочего времени всегда недостаточно для идеального выполнения работы;
- сегодня необходимо делать то, что не планировалось вчера.

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь. Начните пробовать, это не сложно.

Валентина СОЛОМОНОВА